Die Einführung eines Intranets in die EDV-Struktur eines Unternehmes ist ein längerfristiger Vorgang. Ein konsequentes Verfolgen bedeutet die Integration aller computergestützten Informationsflüsse im Unternehmen, was eine Optimierung aller Geschäftsprozesse (Fertigung, Administration und Dienstleistung) ermöglicht und zu einer Kostenreduktion und einer Produktivitätssteigerung führt. Für eine schnelle Anpassung oder Reaktion auf neue Gegebenheiten wird durch die standardisierte Informationsinfrastruktur ein Erfassen und Überwachen aller Betriebsparameter unterstützt.
Grundsätzlich werden bei der Realisierung von Intranets die bestehenden Strukturen berücksichtigt und die unterschiedlichen Prozesse analysiert, die mit dem Konzept abgedeckt werden sollen, ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Unternehmensumfeld. All diese Punkte haben einen Einfluß auf den Zeitpunkt und den Umfang einer Intranet-Umstellung. Die strategischen Überlegungen lassen sich in zwei Bereiche einteilen, die im folgenden näher erläutert werden.
Intranets basieren auf dem Client-Server-Konzept und folgen somit dem Trend zu dezentralen, mobilen Datenstrukturen. Sie erlauben eine einfache Einbindung bestehender Informationsquellen, wie Datenbanken oder Prozeßdaten, zu denen oftmals schon vom Hersteller WWW-Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden. Das Kommunikationsprotokoll TCP/IP ist die Grundlage für eine homogene Struktur des Netzwerks und läßt eine einheitliche Verwaltung der einzelnen Komponenten zu. Die Unabhängigkeit von Hardware-Plattformen oder Betriebssystemen bezieht sich sowohl auf Daten als auch auf Anwendungen. Heutzutage existieren für nahezu alle gängigen Rechnerarchitekturen Server- und Browserprogramme. Mit Hilfe der Entwicklungsumgebung Java läßt sich sogar interpretierter Programmcode erzeugen, der ohne Änderung auf verschiedenen Systemen läuft.
Zur Kommunikation zwischen Servern und Browsern wird das einheitliche Transportprotokoll HTTP verwendet, das neben der Übertragung von textorientierten oder binären Dateien und Programmen auch Möglichkeiten von Benutzerinteraktion bietet. Optimiert ist dieser Informationsaustausch auf geringen Datenverkehr und viele gleichzeitige Anfragen von Anwenderseite. Aus diesem Grund ist HTTP gedächtnislos, das heißt pro Anfrage wird eine Antwort zurückgesendet, und es werden keine Zustände zwischengespeichert oder Bestätigungen ausgetauscht. Dies hat zur Folge, daß bei mehrstufigen Prozessen höherer Aufwand betrieben werden muß, da viele Informationen öfter übertragen werden. Das Senden von Daten erfolgt im Klartext, also prinzipiell unverschlüsselt. Um dem gesteigerten Sicherheitsverlangen Rechnung zu tragen, sind im Internet zwei Erweiterungen definiert. Der Secure Socket Layer (SSL) und Secure HTTP (S-HTTP) verwenden beide ein Public Key Kryptographieverfahren, daß mit einem öffentlichen Schlüssel Daten codiert, die nur mit dem passenden privaten Schlüssel decodiert werden können.
Die Präsentation der Informationen im Intranet baut im Wesentlichen auf HTML auf, einer Beschreibungssprache für Text und Formatierbefehle und zeichnet sich durch einen geringen Speicherbedarf aus. Die Dokumente besitzen ein einfaches Zeichenformat und sind systemunabhängig, da sie vom Browser vor Ort interpretiert werden. Die Hypermediafähikeit von HTML dient der Verknüpfung mit anderen Dokumenten und der Zugriffsmöglichkeit auf beliebige Ressourcen im Netz, wie Bilder, Audio- und Videoclips. Dadurch ist eine Kompatibilität mit bereits vorhandenen Datenbeständen gewährleistet. Für die Erstellung neuer Dokumente stehen eine Vielzahl von speziellen Editoren oder Konverter zur Verfügung.
Mit einem Intranet erreicht man eine Vereinfachung des Komplexitätsgrades der bestehenden EDV-Struktur, da die heute üblichen Multiprotokollumgebungen mit ihren vielen Datenformaten auf eine geringe Zahl mit nur einer Protokollsuite (TCP/IP) verringert werden können. Dadurch wird das Unternehmensnetz wieder kontrollierbar, wenn auch die Umstellung mit Aufwand verbunden ist, da Gateways für diejenigen Systeme geschaffen werden müssen, die sich nicht umstellen lassen (können). Für System, deren Zugriff nicht gestattet werden soll (da sie beispielsweise sensible Daten enthalten), sind hierfür andere Mechanismen zu entwickeln, so können beispielsweise für ein Mitarbeiterinformationssystem nur die benötigten Daten aus der Personaldatenbank kopiert werden (die sich nicht stündlich ändern), während der Originalbestand nicht öffentlich zugänglich bleibt.
Die Internet-Technologien basieren auf offenen Standards, die sich
bereits vielfach bewährt haben. Für die Herstellerunabhängigkeit sind
zwei zentrale Gremien , das W3-Konsortium und
die Internet Engineering Task Force (IETF) verantwortlich, die Vorschläge
für neue Entwicklungen als RFC![[*]](icons/foot_motif.gif){kind=icon}
zur Diskussion stellen. Als Vertriebskonzept
hat sich das Public Domain Verfahren etabliert, bei dem Software lizenzfrei
weitergegeben wird. Eine große Zahl stabiler Implementierungen, viele
Anwender und die Diskussionsforen haben zu einer hohen Qualität beigetragen.
Für den Einsatz eines Intranets spricht auch sein günstiges Preis- Leistungsverhältnis. Die universellen Einsatzmöglichkeiten bieten ein hohes Marktpotential für Applikationen. Dadurch steht auch viel kostengünstige Software zur Verfügung, die über den Sharewaremarkt vertrieben wird: während einer ausgiebigen Testphase von beispielsweise 4 Wochen sind die Programme frei verwendbar, anschließend fallen Lizenzgebühren an, oft in nur geringer Höhe.
Auf der Anwendungsseite profitiert das Intranet von der Tatsache, daß einige Applikationen, wie Groupware und Datawarehousing, bisher nur auf proprietären Systemen erhältlich waren und sich daher nicht weit verbreitet haben. Nun ist diese Funktionalität im System verankert und daher sind diese Programmsysteme auf einem breiten Niveau und zu günstigen Konditionen realisierbar.
Die Optimierung der Informationsflüsse aller Geschäftsprozesse ist innerhalb kurzer Reaktionszeiten durchführbar, was zu einer Kostenersparnis führt. Aufgrund von Hersteller- und Produktunabhängigkeit sind viele Hard- und Software-Komponenten beliebig austauschbar, ohne daß dies einen Einfluß auf die Datenbewegung hat.
Mit den Intranets kann ein fließender Übergang von papier- und sprachgesteuerten zu computergestützten Informationsflüssen stattfinden. Die Internet-Technologie bietet bei immer größerer Reichweite sinkende Kosten, zudem werden Medienbrüche beim Transport oder der Aufbewahrung von (Bild-, Text-, Ton-) Dokumenten vermieden und die Aktualisierungsintervalle verkürzen sich. Der Ersatz von Druckerzeugnissen aus Papier durch elektronische Dokumente und eMails hat viele Vorteile: eine Vervielfältigung bedeutet keinen Qualitätsverlust, die Daten sind leicht archivierbar und man kann einfach auf sie zugreifen, um sie weiter zu verarbeiten. Mit automatischen Bestätigungen ist auch eine Form der Rückmeldung möglich, und schließlich lassen sich vertrauliche Mitteilungen durch Verschlüsselung vor Mißbrauch oder Diebstahl schützen. Ein anderes gutes Beispiel ist der Ersatz von Meetings durch Videokonferenzen: die Teilnehmer agieren von der gewohnten Umgebung ihres Arbeitsplatzes aus und ersparen sich die Zeiten für An- und Abreise (bei längeren Reisewegen). Eine Erhöhung des Informationsflusses wird erreicht, da nun häufigere aber dafür kürzere Veranstaltungen durchgeführt werden können. Die unpersönliche Kommunikationsform (Kamera als Gesprächspartner) kann dazu beitragen, Hemmungen abzubauen und durch den Zwang zum schriftlichen Abfassen von Ergebnissen (Beschränkung auf das Wesentliche) ist die Produktivität weiter zu erhöhen. Eine zeitsynchrone Verbindung, wie beim Meeting, ist eigentlich nicht mehr nötig, da die Informationen zwischengespeichert werden können.
In die so optimierten Geschäftsprozesse können jetzt auch externe Aspekte fließen. Die Integration von Kunden und Geschäftspartnern kann vom Medium Intranet erleichtert werden: Kundenanfragen per eMail, Bestellungen, Warenlieferscheine, aber auch Home-Banking, Online-Kataloge und Preislisten sind hierfür aussagekräftige Beispiele. Der gesamte Bereich der Geschäftsprozesse wird nun kontrollierbar, und dient somit der Steigerung von Effizienz und Effektivität. Da in vielen Bereichen die Daten auch in den kommenden Jahren noch sehr heterogen sind, ist das Intranet eine optimale Basis, da es die Zusammenführung dieser Informationsquellen unterstützt. Planung, Einführung und Betrieb von Intranets kann einen großen Einfluß auf den Erfolg eines Unternehmens ausüben.