Nachdem die allgemeinen Konzepte von Intranets aufgezeigt worden sind, sollen zum Schluß die genannten Argumente für den Einsatz im Unternehmen noch einmal zusammengefaßt und nach quantitativen, also bezifferbaren, und qualitativen, nicht unbedingt meßbaren Gesichtspunkten eingeordnet werden.
Im Bereich der Infrastruktur kann als wichtigstes Argument die Standardisierung der Verfahren und Formate durch das Internet gelten, da die technischen Voraussetzungen weltweit im Einsatz sind. Für Intranets bedeutet dies, daß die Reichweite des Netzwerks vom LAN als lokaler Umgebung bis zum weltweiten WAN skaliert werden kann. Dabei ist wegen der Plattform- und Herstellerunabhängigkeit der Schutz von Ressourcen und Investitionen bestehender Systeme gewährleistet. Die enge Verbindung von Internet und Intranet schafft darüber hinaus auch noch neue Möglichkeiten für kommunikationsorientierte Anwendungen.
Aus finanzieller Sicht sind Einsparungen, die ein Intranet mit sich bringt von besonderer Bedeutung. Da jetzt in allen Bereichen eine einheitliche Umgebung und ein homogenes Datenformat verwendet werden, die sogar von Kunden und Geschäftspartnern mitbenutzt werden können, wird weniger Personal für die Informationsvermittlung und Dokumentenverwaltung benötigt. Der Aufwand zur Konvertierung von unterschiedlichen Systemen reduziert sich ebenfalls, auf Anwendungsebene bedeutet dies, daß Entwicklungs- und Wartungskosten für die Anwendungen selbst rückläufig sind. Auf Benutzerseite fallen weniger Beschaffungs- und Betriebskosten an, da Web-Browser geringere Anforderungen an den Arbeitsplatz stellen, als zum Beispiel aufwendige Text- oder Kalkulationsprogramme. Dies wiederum hat auch positive Auswirkungen für die Rechnerbetreuer und Administratoren, da eine Verwaltung und Konfiguration vereinfacht wird und von zentraler Stelle auszuführen ist. Ein Übergang zum papierlosen Büro zieht schließlich eine Reduktion von Verbrauchsmaterialien nach sich, da viele Dokumente zum Gebrauch nicht mehr unbedingt mehrmals kopiert werden müssen.
Das Intranet wirkt aber auch auf die Effizienz bei den Geschäftsprozessen aus: durch die einheitliche Bedienung aller Anwendungen über einen Web-Browser wird ein hoher Lerneffekt erzielt. Das Wegfallen von Kopier- und Verteilvorgängen zugunsten des ,,Information-auf-Abruf``-Prinzips führt zu erhöhter Informationsverfügbarkeit, auch verkürzen sich durch ein digitales Archiv Weg- und Wartezeiten, da der Suchvorgang vom Computer übernommen werden kann. Ein gemeinsames Nutzen oder Bearbeiten von Dokumenten erspart ein anschließendes Absprechen mit dem Teamkollegen und den Austausch der Änderungen.
Den meßbaren Argumenten stehen noch eine Reihe nicht bezifferbarer
Aspekte zur Seite, die auch eine große Bedeutung im Zusammenhang mit
Intranets erlangen. Der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf benötigte
Informationen wirkt sich auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Da
auch keine Medienbrüche zwischen den einzelnen Informationsträgern
vorhanden sind, wird ein hoher Verfügbarkeitsgrad erreicht und es
lassen sich so Daten unterschiedlichster Quellen miteinander verknüpfen.
Zu dem nimmt die Komplexität von Arbeitsplätzen ab, da außer dem Browser
als universellem Client praktisch keine zusätzlichen Anforderungen
mehr existieren![[*]](icons/foot_motif.gif){kind=icon}
. In Zukunft können neu entwickelte Anwendungen einheitlich für alle
Mitarbeiter eingeführt werden, da diese nur noch auf dem Applikationsserver
installiert werden und von dort abgerufen werden können. Die größte
Unterstützung durch ein Intranet wird auf dem Gebiet der Zusammenarbeit
in Arbeitsgruppen erreicht: bereits im System integrierte Funktionen
erleichtern das Teamwork der einzelnen Mitglieder, wie die Koordination
von Teilaufgaben oder das Führen gemeinsamer Terminpläne.
Auf dem Gebiet der Unternehmensführung ist es nun möglich, Geschäftspartner und Kunden in den Geschäftsprozeß zu integrieren. Die Automation ganzer Vorgänge oder das Feedback aus Rückmeldungen (Formulare mit Fragebögen) ermöglichen ein schnelles Agieren und Reagieren auf den Markt. Mit der Nutzung von Fremd-Ressourcen durch Abrufen der entsprechenden Internetquellen oder dem Einbinden von Anwendungen in die Webseiten und damit dem Auslagern von Anwendungsteilen, können weitere Vorteile in Anspruch genommen werden.
Der Dienst am Kunden kann verbessert werden, indem man ihn in das Unternehmen einbindet. Über die Homepage stellt man ihm Informationen zur Verfügung, die er sich selbst beschaffen kann. Er ist somit unabhängig von Öffnungszeiten und der Entfernung der Servicestelle oder vom guten Willen des entsprechenden Personals. Dadurch fallen unter Umständen geringere Stillstands- oder Wartezeiten an, was zu seiner Zufriedenheit beitragen wird. Ein Intranet in der Verbindung mit dem Internet bietet aber auch die Möglichkeit, für das Unternehmen neue Märkte zu erschließen oder neue Dienstleistungsangebote zu schaffen, was sich wiederum positiv auf die Entwickung auswirken kann.
Neben den genannten Vorteilen, die sich aus der Einführung eines Intranets ergeben, müssen an dieser Stelle auch Gefahren und Nachteile aufgeführt werden. Wie schon erwähnt, eignet sich das HTML-Datenformat nur bedingt für die Darstellung von Texten, da in dieser Beschreibungssprache keine Elemente für die Positionierung von Text auf einer Seite vorhanden sind: der Browser allein entscheidet, wie Text auf dem Bildschirm des Anwenders angezeigt wird. Als Alternative bieten sich hier sogenannte Plugins an, die die Darstellung von ,,fremden`` Formaten gestatten. Bekanntes Beispiel ist hier eine Erweiterung, die es erlaubt, Texte im Packet Data Format (PDF) anzuzeigen, das sich für den plattformübergreifenden Austausch von Textdokumenten etabliert hat.
Ein weiteres Problem im Internet ist die Datensicherheit. Gerade wenn man Internet und Intranet mischt - sei es für die Anbindung der Kunden oder externen Mitarbeitern, oder weil man das World Wide Web für eigene Recherchen nutzen will - ist es erforderlich, seine sensiblen Daten vor dem Übergriff durch Hacker zu schützen. Standardmäßig wird dies nicht unterstützt, im Allgemeinen ist die Übertragung unverschlüsselt. Auch hat die weite Verbreitung der Technologien dazu geführt, daß ein Webserver nicht gegen die immer häufigeren Angriffe durch nicht autorisierte Personen imun ist. Auf diesem Gebiet sind große Anstrengungen zu leisten und nur ein konsequentes ,,am Ball bleiben`` kann vor größerem Schaden bewahren.
Die Umstellung auf ein Intranet kann für das Personal auch zu Problemen führen. Wenn bisher alle wichtigen Informationen automatisch zugestellt wurden, so muß sich ein Mitarbeiter nun bedienen, also sich um die Beschaffung der Daten selbst kümmern. Wenn nun jemand seine Holpflicht nicht erfüllen kann oder will, so kann dies den Erfolg des Projektes schnell zu nichte machen. Akzeptanzprobleme anderer Art können auch entstehen durch Personen, die aus verschiedenen Gründen den Kontakt mit dem Arbeitsgerät Rechner meiden, weil sie Angst vor der Computertechnologie haben, oder die Benutzung nicht erlernen wollen. In diesen Fällen ist eine Hinführung der Betroffenen behutsam und mit größter Vorsicht zu empfehlen, da unter Umständen sonst das Gegenteil vom Gewünschten erreicht wird.
Ein auch nicht ganz von der Hand zu weisender Aspekt ist die Ablenkung, die durch die Anwesenheit eines Web-Browsers am Arbeitsplatz hervorrufen kann. Bei dem Überangebot an Informationen, das im World Wide Web herrscht, können Kosten dadurch entstehen, daß ein Mitarbeiter, der abgelenkt wird, sich in den Tiefen des Internet verliert und dabei seine eigentliche Aufgabe aus den Augen verliert (z.B. Überstunden oder Verlängerung der Arbeitszeit zum Surfen). Dem kann man entgegenwirken, in dem die Anbindung des öffentlichen Netzes an die Arbeitsplätze streng reglementiert wird. An dieser Stelle sei auf [6] verwiesen: mit Hilfe einfacher Packetfilter und entsprechender Regeln kann so ein ,,Mißbrauch`` des Internets unterbunden werden.