4.1 Prüfungsanmeldung

Die Anmeldung zu den Prüfungen ist ein Verfahren, das mit Hilfe des Intranets vereinfacht werden kann. Zur Zeit läuft der Vorgang so ab, daß im Anmeldezeitraum Formulare ausliegen, die ausgefüllt an das Praktikantenamt einzureichen sind. Im verwendeten Vordruck werden zunächst neben Name, Geburtsdatum und Studiengruppe auch die Angaben bestätigt (Willenserklärung). Auf der Rückseite sind die Matrikelnummer sowie Eintragungen für die gewünschten Prüfungen zu machen. Das Format dieser codierten Informationen ist als Ziffern und graphisch anzugeben: unter der jeweiligen Ziffer befindet sich für jede Ziffer ein Feld, das entsprechend ausgefüllt werden muß. Jedes Prüfungsfach besitzt eine eindeutige, charakterisierende Nummer, die einzutragen ist.

Nachdem der Anmeldezeitraum vorüber ist werden alle Anträge von einem Belegleser ausgewertet. Es entsteht somit eine elektronisch verwertbare Form der Prüfungsdaten, die dann, für jeden Fachbereich nach Fächern geordnet, die Prüfungskandidaten beschreibt.

Mit Hilfe des FH-Intranets ist es möglich, dieses Verfahren zu vereinfachen. Der Weg über einen Belegleser kann umgangen werden, wenn man hierfür Dienste des Intranets einsetzt. Intranet bedeutet hierbei, daß keine Daten von außerhalb des Fachhochschulbereichs eingeschleust werden können. Durch die Anmeldung am Server ist ein Mißbrauch weitestgehend auszuschließen. Zur Kontrolle, aber auch aus juristischen Gründen, ist es empfehlenswert, die Daten in Papierform festzuhalten und sie in der gewohnten Weise im Prüfungsamt zu sammeln. Im Unterschied zum verwendeten Verfahren entfällt nun das Auswerten durch den Belegleser.

Beschreibung des Verfahrens:

Für eine komfortable Bedienung einer web-basierenden Prüfungsanmeldung empfiehlt sich die Verwendung eines Datenbanksystems, mit dessen Hilfe eine Umsetzung der Klartextinformationen in die codierte Darstellung erfolgen kann.

Um einem Mißbrauch vorzubeugen hat sich der Student zunächst am Intranet-Server zu authentifizieren (mit Kennung und Paßwort). Im Gegensatz zum jetzigen Verfahren entfällt das Suchen der richtigen Prüfungsnummer in der beigefügten Liste, da alle Informationen über Semester, Fach und Prüfer aus Tabellen der Datenbank ausgewählt werden können. Mit einer einfachen Abfrage läßt sich dann die Prüfungsnummer ermitteln.

Für die Auswahl stehen dem Studenten im Online-Anmeldeformular Listen zur Verfügung, die per Mausklick erreichbar sind. Zu jedem Fach können per Hyperlink Informationen über Dozent und Inhalte abgerufen werden, sofern sie vorhanden sind. Ebenfalls kann hier die Unterscheidung zwischen Pflicht- und Wahlfächern getroffen werden.

Sind alle gewünschten Prüfungsfächer gewählt, so kann das Formular an den Server gesendet werden, der die Daten auswertet und an die richtige Stelle weiterleitet, per eMail geschehen oder aber auch in einer Textdatei, die vom Server gesammelt wird. Sind alle Anmeldungen vollständig, werden sie vom Sachbearbeiter weiterbearbeitet.

Als Antwort auf den Anmeldevorgang erhält der Student ein HTML-Dokument, das zur Bestätigung auszudrucken ist. Alternativ besteht die Möglichkeit, sich die Antwort als eMail senden zu lassen. Um dem juristischen Problem der Willenserklärung aus dem Weg zu gehen, wird der Ausdruck unterschrieben und in der gewohnten Weise an das Prüfungsamt weitergeleitet.

4.1.2 Eingabe-Masken und Auswertung

Um eine Automatisierung der Prüfungsanmeldung per Intranet zu erreichen, sind Online-Formulare zu erstellen, die eine Verbindung mit einer installierten Datenbank herstellen, um die benötigte Auswahlinformation zu erhalten. Die für diesen Vorgang in Frage kommenden Datenbank-Mangement-Systeme, die ein Web-Interface bieten sollten, legen auch die Aktionen fest, die zur Abfrage erforderlich sind.

Anmeldung an das System:

Bevor die Eingabemaske zur Prüfungsanmeldung erscheint, hat sich der Student am Intranet-Server zu authentifizieren, das heißt er muß sich mit Namen und Paßwort dem System bekanntmachen. Hier liegt einer der größten Angriffspunkte für einen Mißbrauch.

Um dem entgegenzuwirken hat man 2 Möglichkeiten: entweder man schafft einen eigenen Login-Mechanismus mit Paßwörtern, die dann auf dem Studentenleporello bekanntgegeben werden. Dieses System hätte den Vorteil, daß es unabhängig von anderen Zugangsberechtigungen wäre. Auf der anderen Seite müssen diese Accounts verwaltet werden, was mit Administrationsaufwand verbunden ist.

Eine elegantere Lösung ist die Verbindung mit dem Radius-Server: da ohnehin für jeden Studenten ein Eintrag in dieser Benutzerdatenbank existiert, der für den Zugang an das EDV-System der Fachhochschule benutzt wird, könnte dieser Mechanismus ohne Aufwand auch für die Prüfungsanmeldung genutzt werden. Kann sich nun ein Student nicht richtig ausweisen, so ist er vom Angebot ausgeschlossen. Es muß also auch die Möglichkeit bestehen, Hilfestellung zu erhalten, sei es, weil man trotz der korrekten Kennung zurückgewiesen wird, oder weil man nicht in der Lage ist, Gerät und Programm richtig zu bedienen.

Eingabemaske:

Nach erfolgreicher Authentifizierung erscheint eine allgemeine Eingabemaske. In ihr sollten zur Information einige Daten über den Studenten enthalten sein, beispielsweise Name, Studiengruppe und Matrikelnummer. Darüber hinaus werden alle bereits für den Prüfungszeitraum angemeldeten Fächer tabellarisch angezeigt, damit man einen Überblick über seine Daten behält. Zur Selektion der Fächer dienen Auswahllisten, in denen alle angebotenen Prüfungen dargestellt sind. Mit einer Checkbox können zusätzlich Wahlfächer gekennzeichnet werden. Für eine leichtere Auswahl von Fächern ist ein Hilfesystem vorgesehen, bei dem Informationen über Fach, Dozent und Studiengang abgerufen werden können. Es empfiehlt sich zudem, noch weitere Informationen, wie Fachbeschreibungen oder Prüfungsinhalte mitanzugeben, soweit diese zur Verfügung stehen. In der Eingabemaske besteht zusätzlich die Möglichkeit, Eintragungen zu korrigieren oder zu löschen. In Kapitel 4.1.3 werden die Datensätze beschrieben, die für eine derartige Datenbank benötigt werden.

Auswertung der Eingabedaten:

Auf der Serverseite müssen die Informationen verarbeitet werden, die vom Studenten eingegeben werden. Zu diesem Zweck werden CGI-Programme verwendet, die die nötigen Schritte realisieren. An dieser Stelle sei die Verwendung der Programmiersprache Perl empfohlen, da sie komfortable Möglichkeiten zur Bearbeitung von Zeichenketten bietet und zusätzlich Bibliotheken erhältlich sind, die den CGI-Mechanismus unterstützen aber auch die Verbindung zur Datenbank herstellen können. Weitere Informationen zu diesem Thema finden sich unter [9], [2] und [11].

Die Intranet-Anwendung Prüfungsanmeldung greift auf verschiedene Informationen der Hochschulverwaltungsdatenbank Horus zu. Da aber ein direkter Zugriff auf dieses System aus mehreren Gründen nicht empfehlenswert ist, besteht die Möglichkeit, mit einer Replizierung des Datenbestandes zu arbeiten. Von der Horus-Datenbank werden nur diejenigen Daten extrahiert, die für die Anwendung benötigt werden. Der Datenaustausch kann über den Export bzw. Import von ASCII-Dateien aus bzw. in die entsprechenden Datenbanksysteme erfolgen. Die benötigten Datensätze sind in Kapitel 4.1.3 beschrieben.

Die Textdateien bestehen aus Zeilen, die jeweils einen Datensatz repräsentieren. Einzelne Datenfelder werden durch ein '# '-Symbol voneinander getrennt. Bei dem Erzeugen solcher Files ist zu beachten, daß Leerzeichen am Ende eines Datenfeldes abgeschnitten werden müssen.

Ein Hilfsprogramm liest zunächst die Eingabedaten aus, die vom Horus-System geliefert werden. Hieraus werden die Tabellen mit den Informationen erzeugt, die für die Bearbeitung der Eingabemaske benötigt werden. Vor der Darstellung der Eingabemaske sind die verwendeten Daten aus der Anwendungsdatenbank zu lesen und das HTML-Dokument entsprechend aufzubereiten. Nachdem der Anmeldevorgang durchgeführt wurde sind die Daten entsprechend in den Datenbestand einzutragen. Am Ende der Phase, in der alle Studenten ihre Prüfungen melden, wird das entstandene Datenmaterial wieder in ein Textformat überführt, das die Verwaltung zur weiteren Bearbeitung verwenden kann.

Während der Bearbeitung der Eingabemaske sind die Daten auf ihre Konsistenz hin zu überprüfen, damit keine unsinnigen Eintragungen entstehen können. Nachdem die Eingaben abgeschlosen sind ist zur Bestätigung eine eMail und eine Antwortseite zu erzeugen, die den Vorgang dokumentiert. Die Antwortseite wird ausgedruckt und im Prüfungsamt abgegeben, die entstandenen Datensätze werden zur Weiterverarbeitung in der Datenbank gespeichert.

4.1.3 Datensatzbeschreibungen

Für die Intranet-Anwendung Prüfungsanmeldung wird die Verwendung einer Datenbank empfohlen. In ihr sind Kopien aus dem Datenbestand des Horus-Systems der FH-Verwaltung enthalten. Die Übergabe der Informationen ist über ASCII-Dateien geregelt. Im folgenden sind die einzelnen Datensätze beschrieben, sowie deren Aufbau und der Name der Textdatei, über die der Datenaustausch erfolgen soll. Der Entwurf der Datenbank entstammt einem Vorschlag der Verwaltung. Für eine konkrete Implementierung bleibt zu überprüfen, inwieweit sich Tabellen in ein relationales Datenbanksystem integrieren lassen, oder ob vorher eine Optimierung erforderlich ist. Der Datentyp der einzelnen Felder entspricht der allgemeinen Verwendung in Datenbank-Management-Systemen, die Länge ist eine Angabe der Stellen (=Bytes) eines Datenfeldes.

Studentendaten:

Name:	Datentyp:	Länge:	Kommentar:
Matrikelnummer	LONGINT	max. 7	z.B. 1001713
Nachname	STRING	max. 35	z.B. Metten
Vorname	STRING	max. 30	z.B. Christoph
Semesterbezeichnung	STRING	2	`SS , WS`
Semesterjahr	INTEGER	4	z.B. 1997
Studiengang	STRING	2	z.B. IN
Studienplansemester	INTEGER	max. 2	z.B. 9
Schwerpunkt	STRING	max. 2	z.B. IT
Gruppe	STRING	1
Zusatz	STRING	1
Paßwort	STRING	6

Anmeldenummernkatalog:

Name:	Datentyp:	Länge:	Kommentar :
Semesterbezeichnung	STRING	2	`SS , WS`
Semesterjahr	INTEGER	4	z.B. 1997
Studiengang	STRING	max. 2
Studienplansemester	INTEGER	max. 2
Schwerpunkt	STRING	max. 2
Anmeldenummer	LONGINT	max. 7
Fachkurzbezeichnung	STRING	max. 10
Dozenten-Kürzel	STRING	max. 10

Fächerkatalog:

Name:	Datentyp:	Länge:	Kommentar :
Semesterbezeichnung	STRING	2
Semesterjahr	INTEGER	4
Studiengang	STRING	max. 2
Fachkurzbezeichnung	STRING	max. 10
Fachlangbezeichnung	STRING	max. 60

Dozentenkatalog:

Name:	Datentyp:	Länge:	Kommentar :
Semesterbezeichnung	STRING	2
Semesterjahr	INTEGER	4
Studiengang	STRING	max. 2
Dozentenkurzbezeichnung	STRING	max. 10
Dozentenlangbezeichnung	STRING	max. 60

Hilfstext:

Name:	Datentyp:	Länge:	Kommentar :
Fachkurzbezeichnung	STRING	max. 10
Fachlangbezeichnung	STRING	max. 60
Dozentenlangbezeichnung	STRING	max. 60
Studiengang	STRING	2

Ausgabedaten:

Name:	Datentyp:	Länge:	Kommentar :
Matrikelnummer	LONGINT	max. 7
Anmeldenummer	LONGINT	max. 7
Wahlfach	CHAR	1	'`J ' oder ' '`

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