Nachdem die Zugriffsmodalitäten auf das Intranet beschrieben sind, soll nun eine Liste mit möglichen Intranet-Dienstleistungen aufgezählt werden. Das Angebot läßt sich in zwei Bereiche unterteilen: die allgemeinen hausinternen Informationen, in der Regel statische Dokumente, und die dialogorientierten Verfahren, also Dokumente, bei denen eine Interaktionsmöglichkeit durch den Benutzer gegeben ist.
Die wohl zahlreichsten Dokumente beziehen sich auf Bekanntmachungen
und Aushänge von Dienststellen, wie dem Prüfungsamt, der Studentenkanzlei
oder eines Fachbereichs. Daneben werden auf diesem Weg auch noch Gesetze
und Verordnungen, sowie aktuelle Änderungen bekanntgegeben. Diese
Informationen werden bisher an Anschlagtafeln ausgehängt, die sich
an verschiedenen Stellen in den drei Gebäuden der FHR befinden. Diese
,,schwarzen Bretter`` werden im Intranet nachgebildet: Eine spezielle
Anwendung![[*]](icons/foot_motif.gif){kind=icon}
sorgt dafür, daß alle Informationen eines Verzeichnisses (z.B. Aktuelle
Mitteilungen des Rechenzentrums) aufgelistet werden und als Hyperlink
anwählbar sind. In der Liste erscheinen der Link, das Datum des Aushangs
und eine kurze Beschreibung. Eine weitere Art sind hausinterne Mitteilungen
der Hochschulleitung, wie Dienstanweisungen oder Geschäftsverteilungs-
und Organisationsplan. Soweit sich der Aufbau eines Datenverzeichnisses
nicht regelmäßig ändert, bietet es sich an, eigene Index-Seiten zu
erstellen, in der die derartigen Informationen anwählbar sind. Für
den Verwaltungsbetrieb benötigte Antragsformulare werden nicht mehr
wie bisher vervielfältigt. Sie werden in ihrer aktuellen Form als
Druckdatei zur Verfügung stehen, die bei Bedarf ausgedruckt oder ausgefüllt
werden.
Sie können mit Hilfe eines Intranets wesentlich einfacher auf dem
neuesten Stand gehalten werden. Hierzu zählen die Öffnungszeiten der
Gebäude oder Labors, Stundenpläne oder auch ein Veranstaltungskalender.
Für Studenten wie Professoren wichtige Nachrichten in bezug auf die
Prüfungsverfahren, wie die Prüfungs- und Raumbelegungspläne, werden
ebenso veröffentlicht, wie im Anschluß daran die Notenlisten. Auf
diese Weise entfällt das Gedränge um die Schaukästen und die Suche
nach bestimmten Matrikelnummern, die vom Computer schneller erledigt
wird. Ein Aushang wie bisher, lange Listen mit Matrikelnummern und
Zahlen, ist ebenso eine Variante, wie eine Eingabemaske für die Matrikelnummer
kombiniert mit einer Datenbankabfrage. Für die praktischen Studiensemester
werden die Bekanntmachungen des Praktikantenamtes angeboten: aktuelle
Termine oder auch Firmenlisten.
Im Angebot des Rechenzentrums befinden sich einige Softwarepakete, die zum Teil kostenlos für die FH-Angehörigen zur Verfügung stehen. Neben der Distribution der Programmdateien kann auch der zugehörige Lizenz- oder Nutzungsvertrag eingesehen werden. Bisher stehen diese Programme nur auf den Novell-Servern zur Verfügung.
Die Verbindung zu außenstehenden Anbietern kann direkt durch Links auf die Homepages erfolgen oder aber über eigene Informationsseiten, die erforderlichenfalls die Daten replizieren. Vorgesehen ist eine Anbindung an die Fahrkartenauskunft der deutschen Bundesbahn oder die Verbindung zu Produktinformationen und Preislisten von Händlern und Lieferanten. Für die Literaturrecherche wird eine Anbindung an den Bibliothekskatalog OPAC zu erstellen sein, mit deren Hilfe man sich Informationen aus der Bibliothek beschaffen und den Ort oder die Verfügbarkeit in Erfahrung bringen kann. Zusätzlich kann noch eine Vorschlagsliste implementiert werden, in der neue Bücher oder Zeitschriften zur Anschaffung empfohlen werden.
Neben den statischen Dokumenten sind für den Intranetbetrieb auch einige Verfahren vorgesehen, die eine Interaktion mit dem Benutzer erfordern. Für diese Anwendungen werden in der Regel neben den Formulardokumenten auch noch CGI-Programme zur Auswertung der Daten und zum Ausführen der Aktionen benötigt.
Eine Hauptanwendung für die Benutzerklasse
Lesen und Schreiben
wird das Bereitstellen von Informationen über ein Upload-Verfahren
des Web-Browsers sein. Der Autor erstellt das Dokument, und lädt es
mit dieser Anwendung an die richtige Stelle im Datenbereich seiner
Benutzergruppe. Alternativ dazu kann ein interaktiver ,,Bekanntmachungseditor``
über ein Formular die gewünschte Datei erzeugen. Ein nachträgliches
Ändern einer Webseite ist ebenfalls mit dem Editor möglich oder aber
durch Überschreiben mit der geänderten Version. Für die Administratorklasse
werden auch noch Möglichkeiten zum Kopieren oder Verschieben und zum
Erzeugen von neuen Verzeichnissen oder Dokumenten zur Verfügung gestellt .
Im Hochschulbetrieb stellt die Automation der Prüfungsanmeldung eine Erleichterung dar. Bisher wird für dieses Verfahren ein Formular verwendet, das mit einem Bleistift ausgefüllt an eine zentrale Stelle überstellt wird, die die Daten dann elektronisch erfaßt. Bei dem Verfahren mit Hilfe des Intranets werden die Angaben in ein Online-Formular eingegeben und per eMail an die Sammelstelle gesandt und liegen somit automatisch in einem elektronischen Format vor. Ein unterschriebener Ausdruck des Formulars, das als Beweisstück dient, oder eine eMail kann als Antwort mit Bestätigung des Vorgangs genutzt werden. Das Verfahren wird eingehender in Kapitel 4.1 behandelt.
Ein weiterführendes Projekt zum Thema Intranet ist die Anbindung von
Datenbanken. Ein Beispiel sind die Praktikantendatenbanken, die im Moment unter anderem mit einer Microsoft Access - Anwendung
als Auszug aus der Horus-Datenbank der FH realisiert sind. In ihr
sind Datensätze für alle Firmen, die eine Stelle für einen Studenten
im Praktikum anbieten. Das vorhandene Programm könnte mit etwas Aufwand
an eine Darstellung und Bedienung über einen Web-Browser umgestellt
werden, so daß die Datenbestände systemunabhängig nutzbar werden.
Somit könnte diese Informationsbasis eine Verbreitung erfahren, wenn
sich niemand mehr mit der Bedienung eines derartig aufwendigen Programms
beschäftigen müßte.
Eine andere Variante zur Verarbeitung von Formularen, wie sie im Verwaltungsbereich verwendet werden, wird durch das Intranet vereinfacht und beschleunigt. Gerade Formulare, deren Aufbau sich oft ändert oder die nur selten verwendet werden, sind von dieser Erleichterung betroffen. Ein Beispiel hierfür findet sich in Kapitel 4.3. Das Ausfüllen wird statt mit einem Füller oder Kugelschreiber am Bildschirm erledigt und der Antrag als eMail an die entsprechende Stelle gesandt. Auch hier könnte als Beweis wiederum ein Ausdruck dienen. Die Bestätigung erfolgt im Gegenzug nach Erhalt der Botschaft automatisch. Die Verarbeitung der Benutzerdaten wird jeweils von einem speziellen CGI-Programm übernommen, das die Eingaben besipielsweise überprüft und die Aktionen für die Weiterleitung ausführt.
Interne Veranstaltungen, wie Sitzungen von Fachbereichsräten, Prüfungsausschüssen oder dem Senat, werden nicht mehr wie bisher schriftlich bekanntgegeben. Ein Automatisierung erfolgt durch das Anlegen sogenannter Mailing-Listen, in denen die Personen eingetragen sind, die benachrichtigt werden sollen. Diese erlaubt das Management von (eMail-) Adressenlisten, die bei der Generierung einer Botschaft an einen bestimmten Adressaten automatisch Kopien an alle Listenmitglieder versendet. Über einen einfachen Mechanismus werden diese Listen manipuliert, das heißt, neue Einträge erzeugt, bestehende verändert oder nicht mehr benötigte gelöscht. Eine weitere Anwendung dieser Technik ist eine automatische Benachrichtigung der Administratoren und Rechnerbetreuer, wenn sich irgendwelche Veränderungen im EDV-System ergeben.
Die Mailing Listen bieten sich auch als Ergänzung zum Web-Angebot an. Neben der Suche im Intranet besteht auch die Möglichkeit, die Informationen in dieser Form zu abonnieren. Darauf hin werden alle Nachrichten oder Bekanntmachungen, die in diese Gruppe fallen, automatisch an alle Abonnenten versandt, solange, bis die Liste wieder abbestellt wird. Diese persönliche Form von Benachrichtigung stellt somit eine Alternative zum WWW dar.
Die Administration des Intranets ist auf Basis einer WWW Schnittstelle zu realisieren. Alle Parameter für den Betrieb der Services sollen dynamisch in einem Formular angezeigt und im Anschluß an die Änderungen diese neu gestartet werden können, um die Änderungen zu übernehmen. Es empfiehlt sich diese Schnittstelle nicht in den Serverbereich des produktiven Intranets zu legen, um damit Konflikte durch falsche Einstellungen zu vermeiden. Eine weitere Einsatzmöglichkeit betrifft die Verwaltung von Organisationseinheiten, also das Anlegen, Löschen und Setzen der Zugriffsrechte, sowie das Benutzer-Management, also das Anlegen und Löschen von Benutzern und deren Klassenzugehörigkeit und die Manipulation des Paßwortes. Zusätzliche Funktionen könnten eine Datensicherung und Archivierung veranlassen.