Für den reibungslosen Betrieb eines Intranets ist es erforderlich, daß die Datenformate der verschiedenen Dokumentarten festgelegt werden. Sicherlich ist es am einfachsten, für Strandard-Dokumente, die nur der Darstellung von reinen Textinformationen dienen, das HTML-Format als Standard festzulegen.
Für diejenigen Dateien, die weniger zum Anzeigen verwendet werden, als vielmehr dazu, sie erst auszudrucken um sie anschließend zu bearbeiten, kommt auch ein anderes System in Frage. Der große Bestand an Formularen, die in einem Hochschulbetrieb im Einsatz sind, werden nicht mehr in Papierform aufbewahrt, sondern an zentaler Stelle im Intranet verwaltet. Wird nun ein Formular benötigt, so kann man sich eine Druckdatei auf den eigenen Rechner laden, sie auf dem lokalen Drucker ausdrucken, um sie anschließend zu bearbeiten und an die entsprechende Dienststelle weiterzuleiten. Für diese Form der Dokumente ist HTML eine eher schlechte Wahl, da der Ausdruck in Abhängigkeit vom Drucksystem zu recht unterschiedlichen Ergebnissen führt. Vielmehr empfiehlt es sich, in diesem Fall ein hardwareunabhängiges Format zu wählen, wie zum Beispiel das Packet Data Format (PDF) der Firma Adobe.
Im Einführungsstadium des Intranets bietet es sich auch an, für Dateien, die bereits in elektronischer Form vorliegen, ein Plugin zur Darstellung der Dateiart in den jeweiligen Browsern anzubieten, das bei Bedarf auf den Client-Computern installiert wird. Als Beispiel ist hier das Microsoft Word- oder Excel-Format zu nennen. Somit ist es in kurzer Zeit möglich, einen größeren Datenbestand anzubieten, ohne ihn vorher konvertieren zu müssen, was auch sicherlich im Sinne einer erfolgreichen Einführung hilfreich ist.