Nachdem nun die Grundlagen und die Vorteile eines Einsatzes der Intranet-Technologien eingehend erläutert wurden, soll im folgenden beschrieben werden, wie sich dieses Medium für den Gebrauch an einer Hochschule nutzen läßt. Die grundsätzliche Ausrichtung des Begriffes Intranet auf das Unternehmen schließt einen nichtkommerziellen Einsatz im wissenschaftlichen Bereich in keiner Weise aus, im Gegenteil, man kann eine Universität mit einem wirtschaftlichen Betrieb vergleichen. Die Verwendbarkeit eines Intranet-Netzwerkes ist dann eine logische Folgerung.
Zur Konzeption einer Intranet-Lösung für die Fachhochschule Regensburg stellt eine Analyse der Verfahren und Techniken unter dem Aspekt ihrer Einsatzmöglichkeit einen wichtigen Ansatzpunkt dar. Ziel ist es, die Grundlagen für eine Anwendung in der hausinternen Kommunikation zu festzustellen, um somit einen Inititator für weitere Projekte zu schaffen. Zunächst werden die Analogien mit der im vorigen Kapitel beschriebenen Architektur dargestellt. Im Anschluß daran folgt eine Erläuterung der einzelnen Konzepte, so wie sie mit dem Rechenzentrum und der Verwaltung der Fachhochschule Regensburg zusammen erarbeitet wurden.
Der Ursprung des Internets, der ja im wissenschaftlichen Bereich der US-amerikanischen Universitäten liegt, hat auch Einflüsse auf die deutschen Hochschulen. Die Netzinfrastrukturen an der Fachhochschule Regensburg sind für den Betrieb eines Intranets bestens geeignet. Für die einzelnen Ausbildungsbereiche stehen den Professoren, Studenten und Angestellten eine Vielzahl von Computersystemen unterschiedlicher Hardware-Plattformen zur Verfügung: in der Mehrheit sind dies Personal Computer mit DOS- oder Windows-Betriebssystem, die über ein Novell-Netzwerk miteinander verbunden sind, daneben finden auch verschiedene Unix-Varianten auf unterscheidlichen Workstations Verwendung. Die Heterogenität dieser Struktur hat einige Nachteile: so ist beispielsweise der direkte Zugriff auf bestimmte Ressourcen der Novell-Server von manchen Arbeitsplätzen (Unix-Workstations) nicht möglich, einzig die physikalische Verbindung über die gemeinsame Netzwerkverbindug ist vorhanden.
Als gemeinsame Basis für einen systemübergreifenden Datenaustausch findet die TCP/IP-Protokollsuite und ihre Anwendungen (FTP, Telnet) Verwendung. Es werden also bereits einige Konzepte und Anwendungen verwendet, die beim Betrieb eines Intranets im Mittelpunkt stehen. Dem allgemeinen Trend zur Präsenz im Internet wird auch durch ein öffentliches Informationsangebot im World Wide Web entsprochen. Bereiche, die für Universität und Fachhochschule zuständig sind, z.B. das Studentenwerk, stellen ebenfalls Homepages zur Verfügung.
Durch einen Vergleich mit einem Wirtschaftsunternehmen können die Vorteile der in Kapitel 1 beschriebenen Verfahren beim Einsatz in der FHR verdeutlicht werden. Als die Zentrale ist der Verwaltungsbereich anzusehen, der für den eigentlichen Hochschulbetrieb zuständig ist. Die Geschäftsbereiche oder Niederlassungen werden von den einzelnen Fachbereichen repräsentiert, als Mitarbeiter sind in diesem Zusammenhang die Professoren und die Angestellten anzusehen, die Studenten übernehmen den Part der Kunden. Der Begriff der Geschäftspartner hat seine Analogie beispielsweise in allen Institutionen und Firmen, die in irgendeiner Form Sach- und Dienstleistungen für die FHR anbieten: andere Universitäten, Händler, Zulieferer, die Bahn oder die Post. Diese Unternehmen bieten ihrerseits zum Teil wieder Internetdienste an, die in den ,,Geschäftsprozeß`` mit integriert werden können.
Die für den Intranet-Einsatz typischen Dienste und Anwendungen werden im Hochschulbereich zum Teil bereits eingesetzt. Für eine Umstellung sind diese dann nur noch zu koordinieren und zu verbreiten. Diejenigen Abteilungen, die die Prinzipien noch nicht einsetzen können oder wollen, sind von den Vorteilen oder der Notwendigkeit der Maßnahmen zu überzeugen, damit eine Akzeptanz auf breiter Front erreicht werden kann.
Eine im Verwaltungsbereich wichtige Aufgabe stellt das Dokumenten-Management dar: Aushänge, Bekanntmachungen oder Rundschreiben müssen aufbewahrt werden, damit ein Nachlesen dieser Informationen möglich ist. Auf dem Bürosektor werden heutzutage für die Erstellung von solchen Dateien üblicherweise Systeme wie die Textverarbeitung Microsoft Word verwendet. Die Archivierung geschieht oft in Form von Ablagen oder Sammelordnern. Für die Umgestaltung zum Intranet-Dienst ist der Einsatz eines Datenkonverters für das HTML-Format, der für das oben genannte Programm kostenlos angeboten wird, oder aber ein Plugin, das das angegebene Format darstellen kann, verwendbar. Die Datenhaltung findet nicht mehr auf den Systemen der Autoren statt, sondern an einer zentralen Stelle, dem Webserver, der auch regelmäßig für eine umfassende automatische Archivierung sorgt. Der Zugriff auf ältere Informationen ist über eine Suchmaschine zu realisieren, die das manuelle Blättern in der Ablage übersichtlicher gestaltet. Sind die Dokumente zu einem bestimmten Stichwort gefragt oder interessiert die zeitliche Abfolge von Bekanntmachungen einer oder mehrerer Fachbereiche, so ist eine entsprechende Anfrage leicht zu generieren und wird dann dynamisch aus dem gesamten Bestand erzeugt. Eine Konvertierung von Informationen zur Verwendung auf einem anderem System ist nicht mehr nötig.
Der Einsatz von Groupwarefunktionen hat ebenfalls ein großes Anwendungsgebiet. Jeder Angehörige der Fachhochschule verfügt über eine eindeutige eMail-Adresse, aufgrund der er Nachrichten erhalten und versenden kann. Für die Koordination von Teamarbeit ist dieses Messaging-System bereits jetzt bestens einzusetzen. Zeitplanung und Management von Semesterarbeiten oder Projekten kann, sofern dies nicht ohnehin schon geschieht, sogar fächerübergreifend stattfinden. Somit ist die ungünstige Aufteilung der Fachhochschule auf drei Standorte kein Hindernis mehr und Professoren sind auch dann zu erreichen (in mehr oder wenig kurzer Zeit), wenn sie sich gerade nicht in ihrem Büro aufhalten. Der Einsatz von Audio- oder Videotechnik ist im Moment wegen der nicht ausreichend verfügbaren Bandbreite und fehlenden Sicherheitsmaßnahmen nicht effektiv anwendbar, was sich aber in Zukunft sicher ändern wird.
Der vierte angesprochene Bereich, der Zugriff auf Applikationen über
das Intranet, ist im heutigen Zustand der EDV-Anlage nur auf den einzelnen
Hardware-Plattformen möglich. Eine Anwendung, die sich auf einem Novell-Server
befindet, kann auf einer Unix-Maschine nicht gestartet werden. In
den Netzsegmenten, die mit einem Novell-Server versorgt werden, sind
umfangreiche Softwarepakete zur Verwendung von Studenten, Professoren
und Angestellten aus allen Sparten installiert, die auf allen angeschlossenen
PC's ablauffähig sind. Ein ähnliches Verfahren wird auch in den Unix-Pools
angewendet. Der Einsatz von netzwerkweiten betriebssystemunabhängigen
Anwendungen, zum Beispiel in Java, ist mit Neu-Entwicklung verbunden.
Dies ist nur dann sinnvoll, wenn die verwendeten Applikationen ihre
Aufgaben nicht mehr erfüllen oder eine Neuprogrammierung nicht mehr
vermeidbar ist und sie sich in einem erträglichen Rahmen befindet.
Eine Datenbankabfrage über ein Gateway als Anwendungsbeispiel ist
in der Form eigentlich nur im Datenbank-Labor des Fachbereichs Informatik
möglich, da nur hier entsprechende Datenbank-Software für den Zugang
vorhanden ist. Der Zugriff auf das Horus-System![[*]](icons/foot_motif.gif){kind=icon}
der Verwaltung wird aus Datenschutzgründen nicht zugelassen. Einige
Intranet-Anwendungen, die Datenbestände aus dem Verwaltungsbereich
berühren, wie beispielsweise die Bekanntgabe von Notenlisten, ist
nur dann sinnvoll, wenn es sich hierbei nicht um den originalen Datenbestand
handelt, sondern eine Kopie der benötigten Daten auf einem unabhängigen
System, die zusätzlich mit Zugangsbeschränkungen versehen ist.
Das Management eines Intranets erfolgt über die systemeigenen Schnittstellen. Die Netzwerk-Komponenten, die heutzutage auf dem Markt sind, sind zum Teil bereits mit der Funktionalität ausgestattet, per Netzwerk eingestellt oder konfiguriert zu werden. Um die im EDV-Bereich verwendeten Netzwerk Management Tools als Internetanwendung zu betreiben, ist die Entwicklung geeigneter WWW-basierter Front-Ends (also Bedienungsoberflächen) vorteilhaft, sofern sie nicht bereits existieren. Die administrativen Tätigkeiten sind vom produktiven Teil des Intranets streng zu trennen. Hier empfiehlt sich der Einsatz eines eigenen ,,sicheren`` Webservers, der den ,,normalen`` Benutzern nicht zur Verfügung steht. Das Verwaltungs-System muß auch dann zur Verfügung stehen, wenn der ,,produktive`` Server einmal ausfällt und nach einer Fehlerursache gesucht wird, oder wenn eine Neuinitialisierung erforderlich ist.
Die vier in Kapitel 1.4 beschriebenen Applikationsarten treten ebenfalls im universitären Bereich in Erscheinung. Das Intranet-Publishing als Haupt-Anwendungsart wird auch hier intensiv betrieben. Im Anfangsstadium wird die größte Aufgabe darin bestehen, alle weitgehend unveränderlichen Dokumente in ein elektronisches Format zu überführen. Der große Bestand an Verordnungen, Gesetzestexten, Aushängen, Bekanntmachungen, Listen und Plänen, der sich im Augenblick noch in Papierform befindet, muß entweder konvertiert oder im ungünstigsten Fall neu erstellt werden. Ein weiterer Mehraufwand wird wohl bezüglich der im Umlauf befindlichen Formulare ergeben, da der Dienstweg für sie automatisiert werden kann, indem das Ausfüllen ,,online`` erfolgt und der Antrag zum Beispiel als eMail sofort an die vorgesehene Stelle gesendet wird. Hierzu ist neben der Webseite auch ein kleines Programm zu erstellen, das die Auswertung übernimmt und die Daten in der richtigen Form weiterleitet. Ein Beispiel hierzu wird in Kapitel 4.3 erläutert. Das Bearbeiten des Antrags erfolgt ebenfalls wieder über den Browser. Im laufenden Betrieb werden dann Aushänge und Bekanntmachungen automatisch im richtigen Datenformat erzeugt, bzw. über interaktive Web-Anwendungen erzeugt.
Die ebenfalls angesprochenen organisatorischen Maßnahmen zur Sensibilisierung der Mitarbeiter bezüglich der Holpflicht von Information kann schrittweise eingeführt werden, indem im ersten Schritt nur solche Dokumente abrufbar sind, die sonst in irgendwelchen Schubladen lagern und immer dann, wenn sie benötigt werden, veraltet sind. Bekanntmachungen und aktuelle Rundschreiben werden zudem in Form von eMails angeboten, dadurch wird Papier eingespart und die Umlaufzeit verkürzt sich, da alle Beteiligten die Informationen gleichzeitig erhalten und mit automatischer Empfangsbestätigung den Erhalt quittieren.
Im Bereich der Groupware-Funktionen besteht die Möglichkeit, einen Veranstaltungskalender für die FH-weiten Termine oder die eines Fachbereichs zu führen, der sich leichter aktualisieren und verteilen läßt. Wichtige Termine und persönliche Einladungen zu Sitzungen ergehen per Mailing-Liste automatisch an alle betroffenen Personen. Themen, deren Diskussion sich über einen längeren erstrecken sollen, oder die den Rahmen eines Meetings sprengen würden, können über Diskussionsforen (mit Zugangsbeschränkung) erörtert werden, bevor sie zu einer Entscheidung anstehen. Eine andere Einsatzmöglichkeit besteht in der Koordination von (fachbereichsübergreifenden) Projekten, an denen Professoren und Studenten gleichermaßen beteiligt sind. Ein Beispiel hierfür ist die Koordination der Aufgaben, die überwiegend per eMail stattfindet.
Das Prinzip von Datawarehousing tritt in einem dienstleistenden Unternehmen, wie es eine Bildungsstätte ist, in einer modifizierten Form in Erscheinung. Da keine Produktionsanlagen existieren, wird auch diesbezüglich kein heterogenes Datenmaterial entstehen, dessen Kontrolle Einflüsse auf die Produktionsplanung hat. Eine Statistik über die Computerauslastung eines Rechnerpools oder die durchschnittliche Raumbelegung eines Labors macht, automatisch oder manuell erfaßt, eine Aussage über den Lehrbetrieb und hat einen Einfluß auf die Finanzplanung oder die künftige Raumverteilung. Eine Einbindung von Datenbanken für Statistiken oder die Verwaltung von Praktikantenplätzen erfolgt von einem beliebigen Standort aus, da nicht mehr an einer Stelle gesammelt werden muß und jederzeit der aktuelle Stand abrufbar ist.
Der Service-Sektor in einem Hochschulbetrieb bezieht sich wohl weniger auf die Werbung für die vertriebenen Produkte, als auf die Beantwortung von Fragen zum Studium oder Informationsdarstellung des laufenden Betriebs. Dies betrifft den Studenten, der Fragen zu seinem Studienverlauf hat, oder einen Professor, der sich über eine Änderung im Hochschulgesetz informieren will. Die Kundendienstabteilungen Studienberatung oder Praktikantenamt können ein Informationssystem aufbauen, das die häufigsten Fragen der Studenten beantwortet und so die verantwortliche Personen entlastet. Dieses Verfahren schließt auch Prüfungsvoraussetzungen oder Vorlesungsinhalte mit ein.
Eine andere Form ist das Vereinfachen von Prozeduren, wie das Rückmelden
und die Prüfungsanmeldung. Die Informationen, die auf dem entsprechenden
Formular eingetragen werden, müssen bis jetzt wieder in maschinenlesbare
Form gebracht werden, damit sie weiterverarbeitet werden können. Dieser
letzte Arbeitsschritt unterbleibt, wenn das Verfahren an einem Terminal
oder per eMail ausgeführt wird. Zu beachten ist hierbei, daß neben
der Klärung der juristischen Probleme auch ein Mißbrauch ausgeschlossen werden muß.
Im folgenden wird nun das Konzept beschrieben, das in Zusammenarbeit mit der Verwaltung und dem Rechenzentrum der Fachhochschule Regensburg erarbeitet wurde. Dies ist in keinem Fall als vollständig, richtig oder unumstößlich zu betrachten. Selbst im Laufe der Entwicklung haben sich einige Komponenten einem Wandel unterzogen, der sich auch auf das ganze System, bei Verfügbarkeit entsprechender Technologien, auswirken könnte.